Aplikasi E-Presensi SDM ITNY dikembangkan untuk mendukung pengelolaan kehadiran karyawan. Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana kami mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, dan melindungi data pribadi Anda saat menggunakan Aplikasi.
1. Informasi yang Kami Kumpulkan
- Data Pribadi: nama lengkap, NIP/NIK, jabatan, unit kerja, email/nomor ponsel.
- Data Lokasi: koordinat GPS saat melakukan presensi (hanya saat fitur digunakan).
- Data Perangkat: jenis perangkat, sistem operasi, pengenal perangkat, alamat IP, dan log teknis.
- Data Aktivitas: waktu presensi, status, dan riwayat login.
- Data Pengajuan Cuti & Izin: Jenis cuti/izin, tanggal pengajuan, alasan, dan dokumen pendukung.
- Kamera: kami memproses foto untuk verifikasi kehadiran.
2. Dasar Pemrosesan & Tujuan Penggunaan
- Memvalidasi kehadiran sesuai lokasi dan/atau foto (legitimate interest & pelaksanaan kewajiban kerja).
- Mengelola rekap kehadiran, perizinan, dan pelaporan SDM.
- Membuat laporan kehadiran dan administrasi SDM
- Memenuhi kewajiban hukum yang berlaku.
- Mengelola dan memproses pengajuan cuti dan izin
3. Izin Aplikasi (Permissions)
Location– diperlukan untuk mencatat lokasi saat presensi.Camera– (opsional) untuk foto selfie verifikasi.Storage/Photos– (opsional) untuk menyimpan/mengunggah bukti presensi.
Anda dapat menonaktifkan izin tertentu melalui pengaturan perangkat. Menonaktifkan izin wajib dapat membuat fitur presensi tidak berfungsi.
4. Penyimpanan, Keamanan, & Retensi Data
- Data disimpan pada server yang aman dan hanya dapat diakses oleh personel berwenang.
- Kami menggunakan enkripsi dalam transit serta kontrol akses berbasis peran.
- Data disimpan selama diperlukan untuk tujuan di atas atau sesuai kebijakan perusahaan/peraturan yang berlaku.
5. Berbagi Informasi kepada Pihak Ketiga
Kami tidak menjual data pribadi Anda. Data dapat dibagikan kepada:
- Penyedia layanan teknologi yang mendukung operasional Aplikasi (berdasarkan perjanjian kerahasiaan).
- Instansi berwenang jika diwajibkan oleh hukum atau perintah pengadilan.
6. Hak Pengguna
- Mengakses, memperbarui, dan memperbaiki data pribadi.
- Menarik persetujuan untuk pemrosesan tertentu (jika berlaku), dengan konsekuensi terhadap fungsi Aplikasi.
- Mengajukan pertanyaan atau keluhan terkait pemrosesan data.
7. Perubahan Kebijakan
Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu. Pemberitahuan perubahan akan ditampilkan melalui Aplikasi atau situs resmi.
8. Anak di Bawah Umur
Aplikasi tidak ditujukan untuk anak di bawah 13 tahun dan tidak sengaja mengumpulkan data dari mereka.
9. Kontak Kami
Institut Teknologi Nasional Yogyakarta
Email: [email protected]
Telepon: (0274) 485390
Alamat: Jl. Babarsari, Tambak Bayan, Caturtunggal, Kec. Depok, Kabupaten Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta 55281